Sistem Pengolahan Data (Tugas Genap)

Sistem Pengolahan Data

Ada empat jenis sistem pengolahan data:

1.      Sistem manual à orang, pulpen, pensil, dan buku untuk pembukuan  entry.

2.      Mesin keydriven à cash register, mesin ketik, dan kalkulator meja.

3.      Mesin Punched Card à Sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi dalam bentuk  punched card (kartu berlubangO dan menggunakan mesin punched card untuk pengolahan file langsung.

4.      Komputer à Mayoritas perusahaan menggunakan komputer untuk pengolahan data.

Tujuan pengolahan data

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.

Tugas Pengolahan Data

1.      Pengumpulan Data

Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindkan internal perusahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.

2.      Pengubahan Data

a)      Pengklasifikasian        : Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.

b)      Penyortiran                  :  Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

c)      Penkalkulasian            : Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam sistem penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk, menghasilkan pendapatan kotor.

d)     Perekapitulasian          : Khususnya dilakukan manajer atas perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.

3.      Penyimpanan data

Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Tiap transaksi dijelaskan dengan beberapa elemen data. Contoh: Record penjualan untuk mengecek nomor pelanggan, apa yang dibeli, nomor item, kuantitas, dan waktu pembelian.

4.      Pembuatan dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan. Output yang dihasilkan bisa berupa dokumen cetak, cek gaji, rekening, atau tagihan.

5.      Sifat pengolahan data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.

System pengolahan data :

a)      Menjalankan tugas penting

b)      Mengikuti prosedur standar secara relative

c)      Mendapatkan data yang lengkap

d)     Mempunyai focus historisa yang palin utama

e)      Memberikan informasi pemecahan masalah minimal

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang memiliki manfaat dan berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas atau kinerja dalam suatu organisasi. Pengertian lain mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang digunakan oleh suatu organisasi maupun perusahaan untuk mengelola semua transaksi yang mendukung fungsi manajemen. Pengelolaan transaksi ini dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. 

Konsep Sistem Informasi Manajemen

Konsep-konsep pokok Sistem Informasi Manajemen :

1.      Konsep Informasi

Pada konsep informasi dalam konsep pokok sistem informasi manajemen menjelaskan bahwa informasi menambahkan sesuatu pada penyajian yang berkaitan dengan waktu dan mutu.

2.      Konsep Manusia Sebagai Pengolah Informasi

konsep pokok sistem informasi manajemen yang kedua membahas mengenai kemampuan sumber daya manusia sebagai pengolah informasi. Kemampuan SDM sangat menentukan keterbatasan dalam sistem informasi dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka.

3.      Konsep Sistem

Sistem Informasi manajemen merupakan sebuah sistem. Oleh karena itu pada konsep sistem perlu untuk memahami dan merancang sebuah rancangan pada pengembangan sistem informasi.

4.      Konsep Organisasi dan Manajemen

Sistem informasi berada di dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi manajemen. Informasi adalah penentu yang penting dalam bentuk keorganisasian.

5.      Konsep Pengambilan Keputusan

Pada perencanaan rancanagan sistem informasi manajemen tidak hanya mencerminkan pada kondisi rasional tetapi juga berkaitan dengan teori keperilakuan pengambilan keputusan dalam organisasi.

6.      Konsep Nilai Informasi

Informasi merupakan bagian terpenting dalam sistem informasi manajemen. Dalam konsep nilai informasi, posisi informasi dikatakan mampu mengubah keputusan. Selain itu perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai informasi. Sistem informasi dalam perusahaan juga merupakan sistem terbuka, dimana terjadi arus sumber daya dengan lingkungannya.

Oleh karena itu, sistem informasi manajemen sangat membantu para pengguna khususnya manajer dan pimpinan perusahaan untuk memperoleh gambaran mengenai kondisi yang dihadapi perusahaan. Informasi yang diperoleh merupakan bahan masukan yang sanagat penting bagi manajer dalam pengambilan keputusan.

 

 Pemecahan Masalah

Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka.Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediankan informasi untuk manajemen setiap tingkatan.

Menurut Herbert A. Simon, Pemecahan masalah akan terlibat dalam empat hal:

1. Aktivitas intelejen       : Mencari kondisi-kondisiyang membutuhkan solusi di dalam lingkungan

2. Aktivitas Perancangan : Menemukan, mengembangkan,dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.

3.  Aktivitas Pemilihan     : Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.

4.  Aktivitas Peninjauan   : Menilai dan mempelajari keputusan yang lalu.

Untuk melakukan masing-masing aktivitas, pemecahan masalah harus memiliki informasi. Sistem informasi yang dikembangkan oleh pengguna (user) maupun spesialis informasi, akan memberikan informasi ini.

Model Sistem Pendukung (SPK)

Menurut Raymond McLeod, Jr (McLeod, 1998) adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu.Sedangkan menurut Efraim Turban (Turban, 1998) adalah sebuah representasi atau abstraksi realitas yang disederhanakan.

Tujuan model dalam suatu pengambilan keputusan, antara lain sebagai berikut:

§  Untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal

§  Untuk memperjelas mengenai hubungan signifikan diantara unsur-unsur itu.

§  Untuk merumuskan hipotesis mengenai hakikat hubungan-hubungan antar variabel.

§  Untuk memberikan pengelolaan terhadap pengambilan keputusan.

Model Pengambilan Keputusan.

1.    Model Probabilitas (the concept of probability and expected value)

umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu.

2.      Konsep tentang nilai-nilai harapan (the Concept of Expectedvalue)

digunakan dalam pengambilan keputusan yang akan diambilnya nanti menyangkut kemungkinan-kemungkinan yang telah diperhitungkan bagi situasi dan kondisi yang akan datang.

3.      Model matriks(the payoff matrix model)

model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan.

4.      Model pohon keputusan (Decision Tree Model)

Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya lalu dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing.

5.      Model Kurva Indiferen (Kurva Tak Acuh).

Kurva Indeferen merupakan kurva berbentuk garis dimana setiap titik yang berada pada garis kurva tersebut mempunyai tingkat kepuasan atau kemanfaatan yang sama.

Model Matematik (Quantitatif)

Kompleksitas hubungan pada banyak sistem organisasional tidak dapat disajikan secara model icon atau model analog, atau representasi semacam itu malah dapat menimbulkan kesulitan dan membutuhkan banyak waktu dalam pemakaiannya. Oleh karena itu model yang tepat dideskripsikan dengan model matematis. Sebagian besar analisis sistem pendukung keputusan dilakukan secara numerik dengan model matematis atau model quantitatif yang lain.

SPK Berkelompok

Sistem pendukung keputusan kelompok atau yang lebih akrab dikenal dengan group decison support system/GDSS merupakan suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok orang yang ikut terlibat dalam satu tugas bersama dan menyediakn interface bagi suatu lingkungan yang digunakan secara bersama. GDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi.

Peranan SPK Dalam Pemecahan Masalah 

GDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan berkomunikasi yang lebih baik yang memungkinkan keputusan yang lebih baik dengan menjagadiskusi terfokus pada masalah yang menyebabkan kita dapat menghemat waktu. Dengan penghematan waktu tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi lebih banyak lagi alternatif.